INFORMATIONS
Données Personnelles
Note d’information relative à la protection des données personnelles
En sa qualité de responsable de traitement, Nordic Pharma prend très au sérieux la protection des données personnelles et applique les mesures prévues au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), applicables depuis mai 2018 ainsi que la Loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée et le décret n°2019-536 du 29 mai 2019 modifié.
Cette note vise à vous informer de vos droits à exercer auprès de Nordic Pharma SAS, établissement exploitant situé au 251 Bld Pereire – 75017 Paris – France, (« nous » dans la note suivante) concernant vos données personnelles, suivant le type de traitement.
Quel que soit le format de vos données personnelles (électronique ou papier), nous utilisons des garanties administratives, techniques et physiques pour protéger les données à caractère personnel, en tenant compte de la nature des données et du traitement, ainsi que des menaces qui pèsent sur elles (perte, destruction accidentelle ou illégale, divulgation non autorisée ou accès non autorisé à vos données personnelles). Nous nous efforçons constamment d’améliorer ces mesures de protection afin de garantir la sécurité des données personnelles que nous collectons.
1. Les traitements mis en œuvre, les personnes concernées et la base légale en vigueur.
Nous pouvons être amenés à traiter vos données personnelles pour différentes finalités.
Nous prenons des mesures adéquates pour nous assurer que vos données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire pour répondre aux finalités mentionnées ci-dessous.
Pour chaque type de traitement, vous trouverez les catégories de personnes concernées et la base légale :
| ACTIVITE / TRAITEMENTS | MENTION |
|---|---|
| Pharmacovigilance et matériovigilance | PHARMACOVIGILANCE ET MATERIOVIGILANCE
Finalités Vous êtes concerné si, pour l’un de nos médicaments ou produits : La présente mention d’information ne concerne pas la pharmacovigilance ou la matériovigilance dans le cadre des essais ou investigations cliniques. Responsables de traitement Matériovigilance : Nordic Pharma, en sa qualité de distributeur, est responsable du traitement de vos données personnelles. Base légale Le traitement de catégories particulières de données, telles que les données de santé relatives à la personne exposée, est nécessaire pour des motifs d’intérêt public dans le domaine de la santé publique. Données traitées Pour chaque cas d’évènement sanitaire indésirable que nous recevons, nous collectons les données suivantes relatives à la personne exposée (qu’elle soit ou non notificateur) : initiales ou numéro d’identification (code), informations signalétiques (âge, année ou date de naissance, sexe, poids, taille), données de santé telles que les traitements administrés, résultats d’examens, nature des effets indésirables ou incidents, antécédents personnels ou familiaux, maladies ou événements associés, facteurs de risque, informations relatives à l’ascendance et à la descendance, données relatives à la vie professionnelle, habitudes de vie et comportements, mode de vie. Seules les données adéquates, pertinentes et limitées par rapport à l’analyse du cas de pharmacovigilance ou matériovigilance sont collectées. Source des données Vos données peuvent être collectées auprès des prestataires en charge de la réalisation d’enquêtes ou études de marché, lorsque vous êtes un professionnel de santé ou un patient participant à une enquête ou une étude de marché et que vous notifiez un évènement sanitaire indésirable dans ce cadre. Avant le début de toute enquête ou étude à laquelle vous participez, vous pouvez indiquer à la société prestataire si vous acceptez que votre identité et vos coordonnées soient révélées à Nordic Pharma ou si elles doivent rester confidentielles. Enfin, nous sommes tenus de recueillir les effets indésirables qui peuvent être publiés dans la littérature ou mentionnés sur un site internet ou une application en ligne qui relève de notre responsabilité (blog, forum de discussion, commentaire sur une application mobile, etc.). Destinataires et transferts hors UE Certaines données peuvent également être transmises aux départements de Nordic Pharma en charge de l’information médicale si votre notification est associée à une demande d’information médicale ou de l’assurance qualité, si votre notification est associée à une réclamation qualité ou en cas d’audit qualité. Lorsque la notification concerne une autre entité Nordic ou un laboratoire tiers, la notification est enregistrée par Nordic Pharma et transmise à l’entité concernée. Vos données peuvent être transférées vers des pays situés en-dehors de l’espace économique européen auprès des entités mentionnées ci-dessus, ainsi qu’à des fins d’hébergement, de saisie informatique, d’analyse et de maintenance. Vous pouvez demander une copie des garanties mises en place par Nordic Pharma pour l’encadrement des transferts, en contact le délégué à la protection des données ([email protected]). Durée de conservation Caractère réglementaire de la fourniture des données Vos droits Vous ne pouvez pas vous opposer au traitement de vos données, demander leur effacement ou leur portabilité car le traitement de vos données à des fins de gestion des évènements sanitaires indésirables est nécessaire pour respecter une obligation légale de Nordic Pharma et pour des motifs d’intérêt public dans le domaine de la santé publique. Vous pouvez exercer vos droits auprès du délégué à la protection des données de Nordic Pharma : [email protected] ou 251 Bd Pereire, 75017 Paris. Vous êtes libre de contacter chacun des responsables de traitement concernés, si vous le souhaitez. Vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle en particulier dans l’état membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où vous estimez qu’une violation de la réglementation aurait été commise (par exemple, la CNIL). Les personnes exposées n’étant pas elles-mêmes à l’origine de la notification peuvent exercer leurs droits auprès de Nordic Pharma directement ou par l’intermédiaire du notificateur ainsi que par l’intermédiaire du professionnel de santé de leur choix. Note à l’attention des notificateurs lorsqu’ils ne sont pas eux-mêmes exposés à l’évènement sanitaire indésirable Contact Responsable de traitement Responsables conjoints de traitement Orion Corporation (pour la spécialité IMENOR)
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| Information médicale | INFORMATION MEDICALE
Finalité et Responsable de traitement Base légale Le traitement de catégories particulières de données, telles que les données de santé (lorsque vous êtes un patient), est nécessaire pour des motifs d’intérêt public dans le domaine de la santé publique. Caractère réglementaire de la fourniture des données Durée de conservation Destinataires et transferts hors UE Elles peuvent être transmises au département Pharmacovigilance de Nordic Pharma lorsque votre demande d’information est associée à un effet indésirable, une situation particulière de pharmacovigilance, un incident ou risque d’incident de matériovigilance et au département Assurance Qualité de Nordic Pharma lorsque votre demande d’information est associée à une réclamation qualité. Vos données peuvent être transférées vers des pays situés en-dehors de l’espace économique européen auprès des entités mentionnées ci-dessus, ainsi qu’à des fins d’hébergement, de saisie informatique, d’analyse et de maintenance. Vous pouvez demander une copie des garanties mises en place par Nordic Pharma pour l’encadrement des transferts, en contact le délégué à la protection des données ([email protected]). Vos droits Vous ne pouvez pas vous opposer au traitement de vos données, demander leur effacement ou leur portabilité car le traitement de vos données à des fins de gestion de l’information médicale est nécessaire pour respecter une obligation légale de Nordic Pharma et pour des motifs d’intérêt public dans le domaine de la santé publique. Vous pouvez exercer vos droits auprès du délégué à la protection des données de Nordic Pharma : [email protected] ou 251 Bd Pereire, 75017 Paris. Vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle en particulier dans l’état membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où vous estimez qu’une violation de la réglementation aurait été commise (par exemple, la CNIL). Contact Nordic Pharma (responsable de traitement) Délégué à la protection des données |
| Réclamation produit | RECLAMATIONS PHARMACEUTIQUES ET/OU COMMERCIALES
Finalités Base légale Réclamations commerciales (casse, erreur de commande, etc.) : Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Nordic Pharma (en termes d’organisation, de traçabilité et d’assurance qualité). Les intérêts légitimes poursuivis par Nordic Pharma sont mis en balance avec vos intérêts, libertés et droits fondamentaux qui exigent une protection de vos données personnelles. Les intérêts de Nordic Pharma ne peuvent prévaloir par rapport aux vôtres. Vous pouvez demander des précisions relatives à la mise en balance entre les intérêts légitimes poursuivis par Nordic Pharma et les vôtres auprès du délégué à la protection des données ([email protected]). Caractère réglementaire de la fourniture des données Durée de conservation Réclamations commerciales : Vos données sont conservées pendant 10 ans suivant la clôture de la réclamation. Destinataires et transferts hors UE Les réclamations pharmaceutiques sont transmises aux sites de production ayant fabriqué le produit défectueux. Les suspicions de contrefaçon ou falsification sont transmises à Nordic Pharma et Nordic Group B.V. Vos données peuvent également être transmises au département Pharmacovigilance de Nordic Pharma lorsque votre demande d’information est associée à un effet indésirable, une situation particulière de pharmacovigilance, un incident ou risque d’incident de matériovigilance et au département en charge de l’information médicale si votre réclamation est associée à une demande d’information médicale. Le cas échéant, vos données peuvent être transmises aux autorités de santé. Vos données peuvent être transférées vers des pays situés en-dehors de l’espace économique européen auprès des entités mentionnées ci-dessus, ainsi qu’à des fins d’hébergement, de saisie informatique, d’analyse et de maintenance. Vous pouvez demander une copie des garanties mises en place par Nordic Pharma pour l’encadrement des transferts, en contact le délégué à la protection des données ([email protected]). Vos droits Réclamations pharmaceutiques : vous ne pouvez pas vous opposer au traitement de vos données, demander leur effacement ou leur portabilité car le traitement de vos données est nécessaire pour respecter une obligation légale de Nordic Pharma et pour des motifs d’intérêt public dans le domaine de la santé publique. Réclamations logistiques : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière ou demander leur effacement. Toutefois, votre demande pourrait ne pas aboutir s’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement de vos données par Nordic Pharma qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés ou pour des motifs d’intérêt public dans le domaine de la santé publique. Vous pouvez exercer vos droits auprès du délégué à la protection des données de Nordic Pharma : [email protected] ou 251 Bd Pereire, 75017 Paris. Vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle en particulier dans l’état membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où vous estimez qu’une violation de la réglementation aurait été commise (par exemple, la CNIL). Contact Nordic Pharma (responsable de traitement) Délégué à la protection des données
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| Standard téléphonique / Astreinte pharmaceutique | STANDARD TELEPHONIQUE – GESTION DES APPELS REÇUS
Finalités et Responsable de traitement Base légale Par ailleurs, Nordic Pharma est soumis à une obligation légale de traçabilité des appels pharmaceutiques, tels que les appels liés à la pharmacovigilance/matériovigilance, aux réclamations qualité ou à l’information médicale. Le cas échéant, le traitement de catégories particulières de données (telles que les données de santé) est nécessaire pour des motifs d’intérêt public dans le domaine de la santé publique. Source et catégories de données Pour chaque appel reçu, nous collectons : l’identité et les coordonnées de l’appelant, la date et l’heure de l’appel ainsi que l’objet de l’appel. Caractère réglementaire de la fourniture des données Durée de conservation Destinataires et transferts hors UE Vos données peuvent être transférées vers des pays situés en-dehors de l’espace économique européen auprès des entités mentionnées ci-dessus, ainsi qu’à des fins d’hébergement, de saisie informatique, d’analyse et de maintenance pour certains types d’appel. Vous pouvez demander une copie des garanties mises en place par Nordic Pharma pour l’encadrement des transferts, en contact le délégué à la protection des données ([email protected]). Vos droits Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière ou demander leur effacement. Toutefois, votre demande pourrait ne pas aboutir s’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement de vos données par Nordic Pharma qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés ou pour des motifs d’intérêt public dans le domaine de la santé publique. Vous pouvez exercer vos droits auprès du délégué à la protection des données de Nordic Pharma : [email protected] ou 251 Bd Pereire, 75017 Paris. Vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle en particulier dans l’état membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où vous estimez qu’une violation de la réglementation aurait été commise (par exemple, la CNIL). Certains appels impliquent le traitement de données personnelles relatives à des tiers, par exemple lorsque vous notifiez un effet indésirable survenu chez votre patient ou un membre de votre famille. Dans ce cas, nous vous invitons à en informer la personne concernée et à lui indiquer qu’elle peut trouver des informations relatives au traitement de ses données sur notre site internet. Autres traitements de données Les appels sont susceptibles d’être écoutés ou enregistrés, à des fins de formation, d’évaluation ou d’amélioration de la qualité. Le traitement de données correspondant est effectué sous la responsabilité exclusive de Sérénité 24h/24, le prestataire en charge du standard téléphonique de Nordic Pharma. Pour toute information complémentaire, nous vous invitons à contacter Sérénité 24h/24 directement (www.serenite24h24.com). Contact Nordic Pharma (responsable de traitement) Délégué à la protection des données |
2. Exactitude
Nous prenons toutes les mesures appropriées pour nous assurer que vos données personnelles sont exactes, à jour et fiables conformément aux finalités prévues. Si certaines informations que nous détenons à votre sujet changent, nous vous remercions de bien vouloir nous en informer.
3. Durée de conservation
Nordic Pharma ne conserve les données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été collectées ou exigée par la loi. Lors de l’évaluation des périodes de conservation, nous examinons d’abord soigneusement s’il est nécessaire de conserver les données à caractère personnel collectées et, si la conservation est nécessaire, nous nous efforçons de conserver les données à caractère personnel pendant la période la plus courte possible autorisée par la loi.
4. Divulgation à des tiers et transferts hors UE
Nous pouvons faire appel à des tiers (prestataires, fournisseurs) pour la réalisation des traitements listés ci-dessus. Ces tiers seront tenus de traiter vos données personnelles uniquement, conformément à nos instructions et de maintenir une sécurité raisonnable sur ces données personnelles.
En outre, les données personnelles peuvent être divulguées à des personnes autorisées (exemple : organismes de santé, autorités compétentes, conseillers juridiques…).
Les données vous concernant peuvent être partagées avec la maison-mère de Nordic Pharma basée aux Pays-Bas ou nos filiales, pour atteindre des finalités spécifiques (exemple : pharmacovigilance).
En Europe, toutes nos entités sont soumises aux mêmes règles ou à des règles équivalentes en matière de protection des données. En règle générale, les données que nous recueillons ne sont pas transférées en dehors de l’union-Européenne (UE), si cela devait arriver, nous prendrions les mesures nécessaires pour assurer une protection équivalente à celle existante au sein de l’UE.
5. Vos droits
Nordic Pharma souhaite s’assurer que vous êtes pleinement conscient de vos droits en matière de protection des données. Vous pouvez exercer le ou les droits suivants selon le type de base légale mentionnée dans le tableau ci-dessus :
- Consentement : retrait de consentement, accès, rectification, opposition uniquement dans le cadre de la prospection, effacement, portabilité, limitation
- Obligation légale : accès, rectification, effacement, limitation
- Intérêt public : accès, rectification, opposition, effacement, limitation, ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée
- Contrat : accès, rectification, opposition uniquement dans le cadre de la prospection, effacement, portabilité, limitation
- Intérêts légitimes : accès, rectification, opposition, effacement, limitation, ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée
- Droit de retirer votre consentement : Pour les traitements de données personnelles pour lesquels vous avez donné votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Tout traitement de données effectué avant le retrait du consentement reste licite.
- Droit d’accès : Vous pouvez demander un accès à vos données personnelles, la confirmation que ses données sont ou ne sont pas traitées. Sur demande, Nordic Pharma peut vous fournir une copie de vos données personnelles dans un format portable (format structuré, lisible) qui permet de les transmettre à un tiers.
- Droit de rectification : Vous avez le droit de faire corriger ou compléter des données personnelles inexactes.
- Droit d’opposition : Vous avez le droit de vous opposer à tout moment à ce traitement.
- Droit d’effacement (droit à l’oubli) : Vous avez le droit de faire effacer vos données personnelles de nos fichiers dans les meilleurs délais. Toutefois, ce droit n’est pas absolu et certaines conditions doivent être remplies pour qu’il s’applique.
- Droit à la portabilité : Vous avez le droit de recevoir les données dans un format lisible par une machine et de transmettre ces données à un autre responsable de traitement, ou d’obtenir que ces données soient transmises directement d’un responsable de traitement à un autre.
- Droit à la limitation du traitement : Dans certaines circonstances et lorsque la personne concernée a des motifs légitimes pour faire une telle demande, vous avez le droit de demander la limitation du traitement de ces données, c’est-à-dire un gel temporaire des données.
- Droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée : Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage.
- Vous pouvez exercer ces droits ou poser vos questions en contactant le délégué à la protection des données : [email protected].
Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données, la CNIL, par le site web : https://www.cnil.fr/fr/saisir-la-cnil/contacter-la-cnil-standard-et-permanences-téléphoniques ou par courrier à :
Commission nationale de l’informatique et des libertés
3 Place de Fontenoy
TSA 80715
75334 PARIS CEDEX 07
Mentions Légales
